複数の作業を行うことができるマルチタスク。
苦手でスムーズにできないことがありませんか？
この記事ではマルチタスクが苦手で克服したいと思っている人へ
マルチタスクの克服方法やIPADでの活用方法を紹介します。
もくじ
できない時に考えること
マルチタスクとは複数のタスクを同時に進めることをいいます。
しかし人間の脳は2つ以上のことを同時に認識し対応することはできません。
そのため作業を一つに絞ることが重要です。
そこでマルチタスクができない時に考えるべきことは
各タスクの優先順位です。
各タスクの締切や緊急度などを考え
どの作業を行うべきなのか優先順位を決めていきましょう。
やるべき目標を一つに絞り
一つ一つクリアしていくことで結果的にタスクをクリアする時間が短くなります。
適職
上述しましたが人間の脳は2つ以上のことを同時に対応することができません。
マルチタスクができない人は同時に作業を行うことが特に苦手なため
黙々と一つのことを行う職業がおすすめです。
やるべき事を一つに絞ることで行動しやすくなるため
作業をスムーズにこなすことが可能になります。
適職としては一つの作業をひたすらこなすものや
専門知識の取得が必要な職種がおすすめです。
一例として研究職や開発職があげられます。
一つのことに集中しやすく
与えられた仕事にこだわりを持ちやすい人も多いため
結果がでるまで作業を行う研究職はとてもおすすめです。
またデータ入力作業が多めの事務職も適しているでしょう。
別のことを考えながら作業する必要が少ないため
特定の法則に従って黙々と入力を行うデータ入力作業は
マルチタスクが苦手な人にはとても適しています。
克服方法
タスクが大きい場合や中長期的な目標の場合
達成するために複数のタスクが必要になることもあります。
複数のタスクが必要になると
目標を達成するまでの道筋が見えづらいこともあるでしょう。
達成までの道筋が見えなくなってしまうと
どの作業から優先してやるべきか判断がつかなくなります。
優先順位をつけることも重要ですが細分化も意識して行うべきです。
タスクの細分化を行うのであれば
自分がイメージできる作業まで落とし込みましょう。
例えば午前中にメールの返信を行うという目標があります。
極端な話ですが以下のような細分化であれば作業のイメージができるのではないでしょうか。
①パソコンの電源を入れてメールソフトを起動する
②受信メールを確認する
③返信がいるメールを上から順に開き返信する
自分がどういった作業を行っているかイメージできるまでタスクを細かくしていきましょう。
以下でマルチタスクのやり方をご説明します。
おすすめのやり方
マルチタスクをスムーズに行うには大まかに分けると3つの工程になります。
1，優先順位をつける
2，各タスクの細分化
3，細分化したタスクに取り組む
優先順位をつけるためには締切を確認し
作業に要する時間の計算が必要です。
ゴールとそこにたどり着くまでの時間を踏まえて
どのタスクから行っていくかを決めていくためです。
作業時間が長くかかるのであれば
他の作業より早くに取り掛からなければいけません。
優先順位を比べて緊急性が高いものから
作業を行っていきましょう。
各タスクに取り組む順番が決まれば
タスクをクリアするための工程を考えていきます。
タスクは大きなものになるほど
達成するための細かなタスクが必要になります。
上述しましたが細分化で重要なことは
「自分がやるべき行動がしっかりイメージできるか」
ということです。
自分がやるべき行動がイメージできないまま取り組もうとすると
いざ作業を行おうとしたときに手が動かず時間がかかりすぎます。
そのため自分が行うべきタスクを細分化して行動に取り組むことが必要です。
どの目標に取り組むのか順番を決め
どのようにタスクを行っていくのか道が見えれば
あとは行動するだけとなります。
優先順位を決める際に確認した締切に間に合うよう
淡々と作業を行っていきましょう。
IPADの活用法
IPADにはマルチタスク機能が搭載されているため
様々な作業を同時に行うことが可能です。
Split Viewという画面を分割し
アプリを同時起動できる機能を利用すると
作業の時間が短くなります。
・カレンダーを開きながら
メッセージアプリを立ち上げ予定を調整
・ネットで調べものをしながら
立ち上げたメモ帳に情報をまとめる
・長文のメールやメッセージを確認しながら返信をうつ
上記のように何かを見ながら
別の行動をしたいというときに便利な機能です。
わざわざアプリを閉じたり開いたりする必要がないため
タスクを行うために長時間の拘束をされることがありません。
まとめ
マルチタスクが苦手でできない人は
タスクの優先順位と細分化で克服していきましょう。
全てのタスクを同時に行うことはできません。
どのタスクが重要なものなのか確認し
優先すべきものから対応していくことが重要です。
また大きなタスクに関しては
自分が行うべき行動のイメージができるようになるまで
小さなタスクに落とし込むがことが必要になります。
このタスクをクリアするためには
どんな行動が必要かリストアップして細かくしていきましょう。
マルチタスクが苦手な人は
一つのことをコツコツ達成していく作業が向いています。
そのため適している職業としては
一つの行動を繰り返すようなものになります。
研究職や運搬業、営業職など
作業ルーティンが決まっているものだとより分かりやすいです。
IPADにはマルチタスク機能が搭載され
マルチタスクが苦手な人でもタスクがクリアできるようになっています。
中でもSplit Viewを使った画面分割は
アプリの同時起動が可能になるため
メール返信やスケジュール設定
ファイルの共有といったビジネスに関するマルチタスクに役立ちます。
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